IT Решение для программ и инструментов для совместной работы
ИТ Решение для данных в планирование закупок и под снабжение
Решение под создание корпоративной сети для сотрудников
ИТ Решение конфигурация для системы контроля доступа и управления
ИТ Решение для 1с аналитика система аналитики
IT оборудование выбор решения под корпоративное управление и задачи подбор оборудования
Узнайте больше о программном обеспечении для управления корпоративным контентом (ECM)
Что нужно знать о программном обеспечении управления корпоративным контентом (ECM)
Инструменты управления корпоративным контентом (ECM) помогают компаниям организовывать и поддерживать большие объемы данных различных типов файлов. Они связывают членов организации, обычно через облако, предлагая им взаимосвязанный, навигационный портал для управления файлами и их хранения. Пользователи могут назначать роли и разрешения, а администраторы могут повышать безопасность, проверяя, какие владельцы учетных записей могут просматривать и комментировать какие проекты и файлы.
Инструмент проводит пользователей и организации через весь процесс работы с файлами и документами. управление. Команды могут сканировать или загружать файлы или создавать файлы непосредственно в инструменте. Затем они могут выбрать подходящее место хранения и назначить разрешения на основе роли, пароля или других параметров безопасности. Файлы могут быть организованы в соответствии с предпочтениями компании, такими как команда, уровень стажа или тип задачи. Например, компания могла бы создать отдельные папки для отделов маркетинга и продаж, другая могла бы использовать папки, чтобы отличать файлы среднего звена от документов начального уровня, или можно было использовать папки для отделения документов HR от информации о заработной плате.
После того, как документы сохранены в системе, они могут быть переданы по ссылкам или путем ввода указанной папки в функцию поиска системы. Пользователи могут совместно работать над этими файлами, оставляя комментарии о ходе выполнения задачи или проекта, помогая привлекать сотрудников к ответственности за свои части. Многие инструменты имеют функции контроля версий, что означает, что последняя обновленная версия файла — это та, на которую ориентированы пользователи. Это уменьшает путаницу и шансы на обновление неправильной версии документа. Он также сохраняет предыдущие версии, чтобы исключить возможность ошибки, которая может привести к необратимому повреждению.
Администраторы могут настроить параметры для автоматизации определенных процессов, таких как присоединение метаданных к документам файлов. Инструменты ECM позволяют пользователям устанавливать даты истечения срока, определяя, когда файлы должны быть утилизированы или заархивированы для бессрочного хранения. Это особенно полезно в таких отраслях, как здравоохранение или юриспруденция, где необходимо хранить документы в течение длительных периодов времени. Организации могут хранить информацию годами или устанавливать ее на удаление после завершения контракта.
Основные преимущества программного обеспечения для управления корпоративным контентом (ECM)
Подключение, доступ, визуализация поддерживать, поддерживать и управлять изолированными репозиториями контента с помощью единой всеобъемлющей архитектуры
повысить производительность сотрудников и сократить избыточность файлов
поощрять коллективные инстинкты своей организации с помощью легкодоступного и совместно используемого контента < / li>
Автоматизируйте бизнес-процессы, сделав их структурированными, документированными и проверяемыми.
Обеспечьте соответствие требованиям правительства путем строгого обеспечения безопасности файлов, разрешений, разрешений и жизненного цикла
Интегрируйте с другие типы программного обеспечения для управления контентом, обеспечивающие всеохватывающие корпоративные сервисы управления контентом
Упростите рабочий процесс
Централизуйте обеспечение в одном репозитории
Зачем использовать программное обеспечение Enterprise Content Management (ECM)?
Программное обеспечение для управления корпоративным контентом предоставляет корпорациям и организациям центральный репозиторий для хранения, управления, архивирования и другой обработки данных различной степени конфиденциальности и важности. Его можно использовать, например, для того, чтобы помочь отделам кадров организовать сотни контрактов с сотрудниками или защитить стенограммы в большом университете.
Облегчает сотрудничество —
ECM по своей сути помогает компаниям быть более совместными вырывая контент из их изолированных хранилищ и разделяя их по всей организации. Многие продукты предлагают другие функции, такие как управление версиями, контрольные журналы, комментарии и аннотации, совместное редактирование документов и файлов, которые делают сотрудничество еще проще. Стоит подумать о том, как подобные функции могут принести пользу вашей организации и как можно использовать реализацию ECM для подключения разрозненных корпоративных групп.
Обеспечивает управление жизненным циклом.
Хранение данных находится на высокая надбавка, и организации хранения файлов составляют только от ежедневного потребления и создания. Перемещение файлов из активного хранилища в архивы и удаление старых и ненужных файлов помогает ограничить ненужные расходы на хранение данных и оборудование, а программное обеспечение ECM можно использовать для поддержания надлежащего жизненного цикла файлов и документов.
И, как и в случае с другими аспекты управления документами, государственные структуры также важны здесь. Соблюдение законодательства часто требует, чтобы определенные записи поддерживались и были доступны в течение определенного периода времени, а не дольше. Решения ECM могут сделать управление жизненным циклом документов и файлов структурированным и автоматическим. Узнайте, где продукты ECM могут реализовать эту логику жизненного цикла и как они будут интегрироваться с вашей существующей инфраструктурой хранения и резервного копирования.
Кто использует программное обеспечение Enterprise Content Management (ECM) ?
Преимущества корпоративного программного обеспечения для управления контентом не ограничиваются одним конкретным размером компании или сектором. Рецензенты ссылались на использование этого программного обеспечения для получения одобрения счетов или для управления длинными отчетами о расходах. Небольшая фотостудия может также выиграть от использования программного обеспечения для обмена файлами с клиентами, а международная компания может легко торговать документами внутри страны. Предлагаемые решения могут быть полезны для любой компании, которая нуждается в лучшей организационной тактике, будь то в отношении их отдела кадров, финансов, управления учетными записями, продаж и маркетинга, администрирования, планирования, управления или другой области.
Виды программного обеспечения для управления корпоративным контентом (ECM)
Учитывая открытый характер большинства систем ECM, трудно сказать, что есть различные типы. Тем не менее, самые простые различия могут быть сделаны для инструментов ECM, которые созданы для конкретных отраслей. Во многих отраслях промышленности строго регламентированы процессы, связанные с управлением юридическими документами, медицинскими картами, формами проверок, сертификатами и т. Д. Помимо установленных правительством стандартов, некоторым организациям могут потребоваться определенные возможности и конфигурации. Многие поставщики ECM предлагают специализированные отраслевые решения, основанные на стандартах и ??предыдущих реализациях, и отрасли с обширными бюрократическими процессами найдут наибольшее применение из систем ECM. Конкретные примеры включают, но не ограничиваются ими, здравоохранение, право и государственную службу. Однако большинство современных предприятий регулярно обрабатывают все, от счетов до маркетинговых материалов и медицинских записей, а системы ECM предназначены для сканирования, классификации и хранения всего вышеупомянутого и многого другого.
Функции программного обеспечения Enterprise Content Management (ECM)
Системы управления корпоративным контентом часто предоставляют одни и те же основные функции. Однако продукты ECM для конкретных отраслей часто включают решения для конкретных функций.
Функции управления файлами
Поддержка типов файлов —
Поддерживает хранение файлов различных типов. Это включает, но не ограничивается, текстовые файлы, PDF-файлы, изображения, видео и аудиофайлы.
Метаданные —
автоматически добавляет описательные метаданные, такие как размер файла и загружаемые файлы. date, вставляет стандартные поля метаданных, такие как ключевые слова, и позволяет создавать настраиваемые поля и словарь.
OCR-сканирование —
упрощает структурирование неструктурированных данных с помощью OCR software или другие автоматизированные процессы подачи / маркировки отсканированных документов.
Управление версиями —
отслеживание постепенно изменяющихся версий одного и того же файла.
Совместная работа —
. Поддерживает одновременное сотрудничество нескольких пользователей при создании, аннотации и рецензировании документов.
Сборка документов —
. Автоматически создает документы на основе шаблонов и отправки форм.
Создание форм —
. Поддержка создания и управления. t отправляемых пользовательских форм.
Порталы и сайты —
. Предоставляет возможность создавать пользовательские порталы и сайты.
Расположение —
Автоматически архивирует, удаляет или аннулирует доступ к файлам, которые достигли конца своего жизненного цикла.
Поиск —
упрощает и облегчает обнаружение файлов с помощью простого или расширенного поиск.
Веб-интерфейс —
. Позволяет получать доступ к документам через веб-интерфейс, не требуя установки клиентом на устройстве.
Мобильный приложения —
. Предоставляет приложениям для iOS, Android и Windows Phone функции, позволяющие пользователям выполнять те же функции, что и на ПК.
Функции рабочих процессов
< p>Автоматизация процессов —
. Автоматизирует внутренние процессы, определяя ряд условий и действий, которые можно настраивать в соответствии со сложностями потребностей организации и легко настраивать и выполнять.
Условия —
. Предоставляет механизм рабочего процесса, который релевантен и настраивается для условий, необходимых для выполнения правил.
Управление записями —
. Предоставляет необходимые инструменты. и функциональность для подтверждения фактов деловой активности и соответствия государственным требованиям или отраслевым стандартам.
Управление делами —
. Предоставляет специализированные функциональные возможности для объединения структурированного и неструктурированного контента, автоматизации адаптивных процессов с несколькими участниками. и установление сроков для открытых дел. Также позволяет завершать и закрывать дела, а также хранить и в будущем проверять связанную информацию.
Функции администрирования
Управление пользователями, ролями и доступом —
Предоставляет доступ к отдельным данным, функциям, объектам и т. Д. В зависимости от пользователей, ролей пользователей, групп и т. Д.
Единый вход —
. отстранение членов команды от поставщиков удостоверений на основе Active Directory / SAML.
Политики и элементы управления —
. Предоставляет возможность управления доступом к файлам / папкам для пользователя или группы, разрешениями на общий доступ. , редактирование политик, ограничения расположения устройств и т. д.
Ограничения хранения —
. Упрощает администрирование ограничений хранения для пользователя или группы.
Хранение зоны —
. Поддерживает выбор, в каком центре обработки данных должны храниться ваши файлы.
Безопасность —
Хранит и передает файлы в защищенной среде. t.
Особенности платформы
Интернационализация —
. Позволяет многонациональным организациям эффективно использовать инструменты для разных языков и валют.
Производительность и надежность —
. Обеспечивает постоянную доступность программного обеспечения (время работы) и позволяет пользователям быстро выполнять задачи, поскольку они не ждут, пока программное обеспечение ответит на действие, которое они предприняли.
< p>
Отчеты и аудит —
. Предоставляет доступ к предварительно созданным и настраиваемым отчетам для мониторинга активности пользователей и их хранения.
Система интеграции записей —
. Интегрируется с другие системы записи, такие как CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
API —
. Позволяет настраивать интеграцию с внешними системами.
Тенденции, связанные с программным обеспечением Enterprise Content Management (ECM)
Популярность в более гибких вариантах —
Для всех Преимущества всестороннего управления контентом, системы ECM имеют неоднозначную репутацию. Некоторые считают их устаревшими, а сам термин может отпугнуть потенциальных клиентов. Управление корпоративным контентом как тип программного обеспечения вызывает ассоциации с давними, не интуитивно понятными локальными решениями, которые было сложно внедрить и поддерживать. Хотя эти локальные решения улучшились и в основном используются крупными корпоративными организациями, подавляющее большинство доступных сегодня ECM-решений представляют собой тонкие облачные решения. Разработчики ECM ставят snappy UI и гибкость первыми в современных предложениях, чтобы конкурировать с менее сложными типами программного обеспечения для управления документами. Однако из-за этого стираются границы между корпоративными системами управления контентом и другими аналогичными типами систем управления контентом.
Пространству не хватает четких различий —
Большему пространству для управления документами в целом не хватает окончательные разграничения между продуктами. Управление контентом значительно изменилось со времен локальных корпоративных решений, и благодаря тому, что отрасль в целом ориентируется на гладкие облачные продукты, границы между решениями для управления документами ослабли. Хотя когда-то существовали различия между простым программным обеспечением для управления документами и ECM, можно утверждать, что конкретные термины между продуктами в основном зависят от предпочтений поставщика.
Программное обеспечение и услуги, связанные с программным обеспечением Enterprise Content Management (ECM)
Управление бизнес-контентом —
Оба программное обеспечение для управления бизнес-контентом и ПО для хранения и обмена файлами — это хранилища контента, аналогичные корпоративным системам управления контентом. Тем не менее, в какой-то момент они были более упрощенными, известными как облачные предложения и лучший выбор для малого бизнеса. Однако благодаря общеотраслевому продвижению к облачным продуктам между ними сейчас мало различий.
Управление цифровыми активами —
, хотя системы управления корпоративным контентом предназначены для хранения программное обеспечение для управления цифровыми активами , или системы DAM, предназначенные специально для богатых медиа файлы. Это включает в себя файлы, такие как изображения, видео, аудио и презентации. Программное обеспечение DAM используется маркетинговыми командами специально для хранения маркетингового обеспечения в одном специализированном репозитории. Хотя и ECM, и DAM способны хранить большой объем контента, DAM имеют более конкретный вариант использования и функции, такие как расширенные эскизы предварительного просмотра и оптимизированные функции импорта и экспорта.
Системы управления корпоративным контентом (ECM) помогают компаниям организовывать, управлять и распространять неструктурированный контент, такой как документы, изображения, медицинские или бухгалтерские записи, опросы, информация о продукте, электронные письма и веб-страницы. Компании используют это программное обеспечение для хранения, отслеживания, редактирования и совместной работы над созданием контента и другими проектами, связанными с информацией, сохраняя при этом заранее определенные и соответствующие уровни безопасности. Сотрудники на всех уровнях организации могут получать доступ и обмениваться информацией с помощью программного обеспечения ECM на основе пользовательских привилегий, назначаемых системным администратором, что оптимизирует жизненный цикл информации и автоматизирует различные бизнес-процессы с помощью встроенного рабочего процесса.
ECM совместим с большинством типов файлов, включая популярные офисные пакеты повышения производительности (DOC, XLS, OCF), файлы изображений (JPEG, TIFF, PNG), электронную почту, веб-стандарты (XML, HTML) и файлы CAD из различных программных платформ. Он служит корпоративной платформой для безопасного хранения больших объемов контента, распространения информации, создания и управления рабочими процессами, облегчения совместной работы команды и интеграции с другими корпоративными системами, такими как ERP-системы .
Чтобы иметь право на включение в категорию Enterprise Content Management, продукт должен иметь возможность:
хранить большие объемы содержимое в файлах различных типов
Порядок наложения данных на основе организационных моделей
Облегчение поиска, управления и распределения ресурсов с помощью поиска и расширенной фильтрации и тегирования
Разрешить совместную работу и создание новых документов
Обеспечить целостность данных и обеспечить их безопасность с помощью структур разрешений
«
требования рынка
Серверный компьютер
выбор решения под корпоративное управление и задачи
виртуализация океана
Управленческое решение
выбор решения под корпоративное управление и задачи
ведение процесса продаж
Серверный компьютер для
управления ресурсами
зао
конфигуратор
Сервера для
управления ресурсами
сетевых компаний
подобрать
Комплексное решения
выбор решения под корпоративное управление и задачи
аутсорс управление
Корпоративное оборудование
что
сконфигурировать
Ит решения для
ит проектов
организации
сборка
Готовые серверы для
анализа данных
ооо
цены
В зависимости от стоимости комплектации предусмотрены оптовые цены и скидки до 20%.
+7 495 9840690
Помощь
Скидки
Доставка 0р.