IT Решение для хранения и распространения цифровых файлов и документов
IT Решение под промышленное производство для обработки данных
IT Решение для виртуальных рабочих мест и удаленной совместной работы
ИТ Решение для передачи данных, телефонии и обработки платежей
IT Решение под задачи автоматизация процессов производства пример оборудования
Узнать больше о программном обеспечении AP Automation
Что нужно знать о программном обеспечении AP Automation
Функции управления кредиторской задолженностью (AP) включены в большинство систем бухгалтерского учета, но этого не всегда достаточно для компаний, которые работают с сотнями поставщиков и которым необходимо обрабатывать тысячи или десятки тысяч счетов и платежей.
Программное обеспечение для автоматизации АР не следует путать с выставлением счетов и системы управления счетами. Основное различие между ними заключается в том, что автоматизация AP фокусируется исключительно на транзакциях покупки, а программное обеспечение для выставления счетов и выставления счетов управляет счетами как на продажу, так и на покупку.
Основные преимущества программного обеспечения AP Automation
Точность в кредиторской задолженности достигается путем сопоставления заказов на покупку, счетов-фактур поставщиков и платежей. Это помогает компаниям удостовериться, что они платят только за то, что купили, и что нет ошибок обработки, которые могут повлиять на их прибыльность.
Возврат инвестиций (ROI) может быть достигнут относительно быстро для программного обеспечения автоматизации AP. Этот тип программного обеспечения не очень дорогой, и большинство продуктов находятся в облаке, что облегчает внедрение. Автоматизация AP приносит немедленные выгоды, такие как экономия затрат и повышение производительности.
Масштабируемость операций, подлежащих оплате, может быть серьезной проблемой для компаний, деятельность которых колеблется во времени. Например, на пике бизнеса может потребоваться обработка тысяч счетов еженедельно или ежемесячно, в то время как медленные периоды генерируют только десятки счетов. Автоматизация AP может помочь компании такого типа масштабировать свои операции, не вкладывая средства в дополнительный персонал в периоды пиковой нагрузки или будучи перегруженным в медленные периоды.
Зачем использовать AP Automation Software?
Платежи —
контролируйте платежи поставщиков, выявляйте просроченные или неполные платежи и следите за тем, чтобы они не попадали в трещины.
Обработка счетов —
Сокращение количества ошибок, таких как неточные суммы в счетах, может показаться необязательным для небольших компаний, но может сэкономить много денег для корпораций. Дополнительные 10 центов на один счет-фактура могут привести к убыткам в размере 10000 долларов США на 100 000 счетов-фактур.
Производительность —
Производительность сотрудников — серьезная проблема для бухгалтеров, которые тратят немало времени на ручные и повторяющиеся задачи. Автоматизация AP может помочь бухгалтерам сэкономить время, которое можно выделить для более важных действий, таких как закрытие месяца или закрытия года.
Кто использует программное обеспечение AP для автоматизации?
< p>
Бухгалтерия —
. Бухгалтеры должны объединить информацию AP с другими финансовыми данными компании. Когда автоматизация AP поставляется отдельно, данные, которыми она управляет, должны быть переданы в систему учета или ERP для целей, упомянутых ниже. Поэтому программное обеспечение для автоматизации AP должно позволять бухгалтерам экспортировать и импортировать данные. Поскольку ошибки неизбежны, бухгалтеры также должны иметь возможность находить детали транзакции, которые могут быть источником неточностей, такие как дата выставления счета, сумма или условия оплаты.
Группы по закупкам —
Специалисты по закупкам могут извлечь выгоду из использования программного обеспечения для автоматизации AP для сопоставления заказов на покупку и кредиторской задолженности. Точно оплачивая поставщики, компании могут поддерживать хорошие деловые отношения и полагаться на них в будущем. Поставщики могут также вознаграждать хороших плательщиков, предлагая им специальные скидки и другие стимулы (например, бесплатная доставка, высокий приоритет для поставок).
Продавцы и поставщики —
поставщики используют онлайн-порталы где они могут представлять счета и информацию для платежей и общаться с клиентами. Они также могут отслеживать состояние счетов и платежей за товары или услуги, которые они поставили.
Виды программного обеспечения для автоматизации AP
Автономное программное обеспечение для автоматизации AP …
Программное обеспечение для автоматизации AP обычно поставляется в виде отдельного продукта, который необходимо интегрировать с другим программным обеспечением, таким как ERP или бухгалтерские решения. Основное преимущество этого типа программного обеспечения является то , что он сосредоточен исключительно на автоматизации AP и предоставляет самые передовые возможности на рынке для этой потребности бизнеса р>. <Р><сильный>Procure до люксов оплаты , которые включают автоматизации AP ※
Поскольку автоматизация AP напрямую связана с закупками, некоторые поставщики решили создать комплекты от закупки до оплаты, которые покрывают все потребности в закупках, включая управление AP. Комплекты для оплаты, как правило, состоят из отдельных продуктов или модулей, которые можно использовать в различных комбинациях. Покупатели должны осознавать тот факт, что не все закупки для комплектов включают автоматизацию AP в качестве стандартного модуля.
Функции программного обеспечения AP Automation
Управление счетами —
Управление счетами относится к счетам на покупку (или к оплате). Хотя эти счета-фактуры могут создаваться с использованием систем ERP или бухгалтерского программного обеспечения, их необходимо передать в решение для автоматизации AP для обработки. Импорт счетов включает передачу данных, сканирование с оптическим распознаванием символов (OCR) или передачу документов для файлов в различных форматах, таких как PDF или текст.
Управление поставщиками —
Управление поставщиками для AP автоматизация обычно ограничивается финансовой информацией, необходимой для платежей, такой как реквизиты банковского счета поставщика. Поддержание точной финансовой информации о поставщиках помогает компаниям гарантировать, что поставщики получают свои платежи, что позволяет избежать банковских ошибок.
Соответствие заказа на покупку —
соответствие заказа на поставку помогает компаниям убедиться, что поставщики выставляют им счета за продукты и услуги, которые они получили. Между моментом, когда компании размещают заказ на покупку, и датой выставления счета, обе стороны могут договориться об изменениях, таких как сумма, количество продуктов или условия оплаты счета.
Платежи управление —
отслеживание платежей относится не к обработке платежей, а к способности идентифицировать, какие счета были оплачены, какие счета подлежат оплате и когда, а также ошибки оплаты. Подобно сопоставлению заказов на поставку, платежи должны соответствовать счетам-фактурам на покупку, чтобы избежать переплаты или недоплаты.
Утверждения —
Рабочие процессы утверждения позволяют менеджерам решать, какие счета следует оплачивать и когда, на основании по нескольким критериям, таким как дата выставления счета и приоритет. Одобрения также требуются, когда компании решают, что любой счет, превышающий определенную сумму, не должен обрабатываться автоматически.
Тенденции, связанные с AP Automation Software
< p>Искусственный интеллект —
искусственный интеллект (ИИ) способен анализировать большие объемы транзакций AP для обнаружения скрытых ошибок или тенденций. ИИ также можно использовать для выявления потенциальных проблем с будущими покупками, например, просроченных платежей. Этот тип технологии также может быть использован для создания ботов, которые могут помочь сотрудникам и поставщикам. Пока ИИ находится в зачаточном состоянии, он уже используется для повышения точности и сокращения времени, необходимого для обработки большого количества транзакций.
потенциальные проблемы с программным обеспечением для автоматизации AP
Интеграция —
. Интеграция с учетными системами и системами ERP имеет решающее значение, поскольку большинство решений по автоматизации AP являются автономными и не предоставляют функций учета. Поскольку большинство автономных решений для автоматизации AP поставляются в облаке, интеграция с другим программным обеспечением более проста. Большинство поставщиков также предлагают API или партнерские отношения с ERP или поставщиками бухгалтерских услуг для улучшения интеграции. Это не означает, что автоматизация AP может быть легко интегрирована с любым типом программного обеспечения. Интеграция с локальным программным обеспечением все еще может быть проблемой, особенно для компаний, использующих устаревшие системы, основанные на устаревшей технологии, и использующие старые языки программирования, такие как COBOL.
Программное обеспечение и услуги, связанные с программным обеспечением AP Automation
Бухгалтерское программное обеспечение …
Бухгалтерское программное обеспечение управляет всеми финансовыми операциями компании, включая кредиторскую задолженность. Хотя стандартное бухгалтерское программное обеспечение включает базовые функциональные возможности AP, расширенные функции для автоматизации AP обычно не охватываются.
ERP-системы —
ERP-системы управляют большинством бизнес-операций, связанных с кредиторской задолженностью, либо напрямую (покупка), либо косвенно (продажи, управление запасами и платежи).
Программное обеспечение для закупок —
Программное обеспечение для закупок управляет деятельностью по закупкам, от источников до управления заказами на покупку и получение товаров, поставляемых поставщиками. Закупки могут также относиться к приобретению услуг у сторонних консультантов, брокеров и других поставщиков профессиональных услуг.
Программное обеспечение для управления казначейством —
Управление казначейства управляет денежными средствами и ликвидностью компании, что напрямую связано с ее способностью платить поставщикам. Если предприятия не имеют достаточно денег, чтобы вовремя платить поставщикам, они могут быть оштрафованы или даже потерять отношения с поставщиками, которые имеют решающее значение для их бизнеса.
Компании используют программное обеспечение для автоматизации кредиторской задолженности (AP) для управления большими объемами счетов и финансовых транзакций между компанией и ее поставщиками. Хотя большинство бухгалтерских решений включают функции AP, многие из них не предоставляют функции для управления сложными процессами AP. Компании выбирают программное обеспечение для автоматизации AP, чтобы уменьшить ручную работу и избежать человеческих ошибок. Программное обеспечение для автоматизации АР используется бухгалтерами и сотрудниками бухгалтерии, ответственными за кредиторскую задолженность. Он также может использоваться менеджерами и руководителями для мониторинга действий по обработке AP. Этот тип программного обеспечения упрощает сложные действия AP и помогает бухгалтерам управлять большими объемами счетов поставщика. Автоматизация AP повышает эффективность и точность отдела AP и помогает с другими бухгалтерскими операциями, такими как финансовое закрытие. Решения для автоматизации AP могут поставляться как отдельные продукты или как часть комплектов бухгалтерского учета, которые также включают функции автоматизации AR, выставления счетов и выставления счетов, а также функции обработки платежей. Программное обеспечение этого типа интегрировано с бухгалтерскими решениями или с учетными модулями ERP-систем .
Чтобы претендовать на включение в категорию AP Automation, продукт должен:
предоставлять настраиваемые рабочие процессы для оптимизации повторяющихся задач по оплате счетов, таких как ввод данных
, включать функции захвата документов и обработки изображений для преобразования бумаги. накладные в электронные документы
Обработка больших объемов документов поставщика, таких как накладные или кредитовые авизо
Предоставление пользователям единого хранилища для поиска и получения документов AP
Соответствие счета-фактуры поставщика с соответствующими заказами на покупку для точного отслеживания причитающихся сумм
Предлагать процессы утверждения платежей, дебетов или любых изменений в транзакциях AP
Соблюдать стандарты бухгалтерского учета и правила обработки AP
Интеграция с бухгалтерским программным обеспечением, ERP или передовыми финансовыми системами, такими как управление эффективностью бизнеса (CPM)
«
пользовательские исследованиямобильные устройства
Серверные платформы
под задачи автоматизация процессов производства
бизнес разработка
малый микробизнес
орбитальная механика
техническое обеспечение
установка платы
Управленческое решение
под задачи автоматизация процессов производства
бизнес-процессы управление цепочкой поставок
образовательные продажи
прогнозирование хранилищ
торговые партнеры доставка услуг
управление отпусками
Ит предложение для
защиты персональных данных
сетевых компаний
подбор
Серверные шасси для
документооборота
завода
собрать
Ит обеспечение
под задачи автоматизация процессов производства
бизнес-мэшапы
компьютерная сеть управление программами
проектирование освещения
сети хранения данных техническая поддержка
хорошее использование
Фармацевтические решения
что
купить
Серверное оборудование для
ит проектов
малых предприятий
рассчитать
Ит инфраструктура для
контроля инфраструктуры
небольшой организации
продажа