Сервер для управления финансовыми рисками
Сервер для управления непрерывностью бизнеса
ИТ Решение под задачи и результаты работы организации
Сервер для безопасной передачи данных и управления сервис приложениями
Сервер для управления запросами бронирования отелей
Сервер для сбора данных производства под производственные решения
Сервер для управления расходами под бухгалтерские программы
Узнайте больше о программном обеспечении для управления расходами
Что нужно знать о программном обеспечении для управления расходами
Программное обеспечение для управления расходами относится к решениям, которые обрабатывают командировочные расходы такие как авиабилеты, прокат автомобилей, проживание, питание, стирка, деловые звонки и доставка предметов, связанных с работой. Этот тип программного обеспечения не следует путать с управлением расходами, которое фокусируется на расходах на закупки, таких как сырье, бизнес-услуги или инвестиции.
Сотрудники могут управлять расходами различными способами: от использования электронных таблиц и мобильных приложений для сканирования квитанций до корпоративного программного обеспечения, которое охватывает политики командировок, утверждения, отслеживание расходов и управление расходами на поездки.
Основные преимущества Программного обеспечения для управления расходами
Уменьшите командировочные расходы и затраты на обработку
Увеличьте эффективность управления расходами
Уменьшите ошибки расходов
Обеспечьте работника и подотчетность менеджера, связанная с расходами
Содействовать прозрачности политик расходов для сотрудников, менеджеров, клиентов и инвесторов
Предотвращение перерасхода сотрудников и несанкционированного возмещения расходов
Зачем использовать программное обеспечение для управления расходами?
Эффективнее отслеживайте командировочные расходы — программное обеспечение для управления расходами позволяет компаниям и их сотрудникам упростить отслеживание и возмещение командировочных расходов. Этот тип программного обеспечения особенно важен для компаний с большим количеством мобильных сотрудников, которые часто путешествуют.
Упростите управление расходами — Чем больше сотрудников путешествует, тем больше они тратят на поездки. Хотя сотрудники ожидают, что им возместят в кратчайшие сроки, работодатели должны убедиться, что расходы соответствуют их политике поездок и что они одобрены до обработки.
Уменьшите ошибки обработки —
Ошибки могут возникать, когда сотрудники представляют отчеты о расходах и когда их обрабатывают бухгалтеры. Ручной работы или учетных систем недостаточно для управления расходами, поэтому поставщики создали программное обеспечение специально для этой задачи.
Кто использует программное обеспечение для управления расходами?
Сотрудники — сотрудники, в основном те, которые часто путешествуют, являются крупнейшими пользователями программного обеспечения для управления расходами. (Случайные командировочные расходы также могут управляться с помощью этого типа программного обеспечения, но это не оправдывает инвестиции в программное обеспечение для управления расходами.) Хотя сотрудники используют программное обеспечение для управления расходами в основном для представления уже понесенных ими расходов, они также могут использовать систему для запроса одобрения. перед бронированием поездки.
Менеджеры — менеджеры несут ответственность за утверждение расходов и компенсаций. В зависимости от политики и правил расходов компании, некоторые виды расходов не требуют одобрения, в то время как другие могут обрабатываться только с одобрения одного или нескольких менеджеров. Менеджеры также отслеживают общие расходы по группам или отделам и пытаются найти возможности для сокращения расходов.
Подрядчики — Подрядчики, консультанты или руководители проектов, которые сотрудничают с компанией без Работающие могут также использовать этот тип программного обеспечения для представления и отслеживания командировочных расходов. Альтернативой программному обеспечению для управления расходами является добавление командировочных расходов в счета за услуги, предоставляемые подрядчиками.
Бухгалтеры — Бухгалтеры не всегда могут напрямую использовать программное обеспечение для управления расходами, но требуют, чтобы информация о расходах отражалась в их книгах.
Виды программного обеспечения для управления расходами
Некоторые бухгалтерские программы и ERP-системы включают в себя базовые функции для управления расходами, которых обычно недостаточно для компаний с большим количеством мобильных сотрудников. Эти системы могут использоваться для консолидации данных управления расходами, но не являются хорошим вариантом для утверждения расходов, отслеживания и мониторинга.
Автономный — Автономное программное обеспечение для управления расходами поставляется отдельно от другие системы. Этот тип программного обеспечения ориентирован исключительно на управление расходами и предоставляет мало или совсем не функционирует для управления командировками. Продавцы обычно предлагают интеграцию с программным обеспечением для управления командировками, а также с системами ERP и бухгалтерским программным обеспечением.
Поездки и расходы — Программное обеспечение для управления расходами может быть частью решения для командировок и расходов, либо в виде отдельного модуля, либо в виде пакета, который можно купить и использовать только как одно система. Поставщики, предоставляющие отдельные модули или продукты для управления командировками и расходами, также стремятся объединить их в комплекты для компаний, которым требуются оба типа функций.
Функции программного обеспечения для управления расходами
Категории расходов — Компаниям необходимо классифицировать расходы, чтобы лучше организовать поездки и оптимизировать отслеживание командировочных расходов. Основными категориями, используемыми компаниями, являются транспорт, питание и проживание — транспортные расходы — и связанные с работой услуги (такие как деловые звонки или стирка белья). Компании также должны различать вычитаемые и не вычитаемые расходы. Согласно IRS, расходы вычитаются, если они используются для бизнеса и работы. Часть расходов, используемых в личных целях, обычно не подлежит вычету. Иногда компании могут принять решение о покрытии некоторых личных расходов для повышения удовлетворенности сотрудников.
Рабочие процессы утверждения — Расходы на командировки должны быть утверждены менеджерами для обработки и возмещения. В некоторых случаях бухгалтеры также должны утверждать расходы. (Например, перед обработкой менеджеры и бухгалтеры должны будут одобрить переходящие расходы в размере 10 000 долл.). Чтобы определить, кому нужно утверждать, какие виды расходов, программное обеспечение для управления расходами предоставляет рабочие процессы для определения этапов процесса утверждения. Стандартные рабочие процессы утверждения обычно поставляются «из коробки», но могут быть изменены компаниями в зависимости от их конкретных потребностей.
Отчеты о расходах — Чтобы получить возмещение, сотрудникам необходимо создавать отчеты о расходах. и предоставить информацию о каждом типе расходов, сумме и дате. Квитанции должны быть включены в отчет, чтобы менеджеры и бухгалтеры могли иметь доказательства того, что сотрудник действительно потратил деньги, для которых он запрашивает компенсацию. При создании отчетов о расходах сотрудникам требуются удобные в использовании формы с предопределенными полями, которые распределяют расходы по типу, отделу или подразделению.
Интеграция с платежами — Возмещение расходов осуществляется посредством денежных переводов непосредственно на банковский счет сотрудника. Компании должны управлять различными типами платежей, такими как денежные авансы и частичные платежи. Также важно корректировать платежи в случае возникновения ошибок и возмещения сотрудникам неправильной суммы. Поскольку большинство систем управления расходами не предоставляют расширенные функции для платежей, крайне важно интегрировать их с программным обеспечением шлюза платежей и другими решениями для обработки платежей.
Analytics — Большие суммы транзакций расходов генерировать много данных, которые необходимо проанализировать, чтобы определить неточности и тенденции. Аналитика расходов помогает менеджерам контролировать расходы на командировки на разных уровнях компании. Бухгалтеры также используют аналитику для прогнозирования будущих сумм и учитывают их при составлении бюджетов.
Тенденции, связанные с программным обеспечением для управления расходами
Консолидация командировок и расходов — Консолидация с управлением командировками позволяет сотрудникам бронировать авиабилеты и размещение и соблюдать правила и политику расходов компании. В зависимости от их роли, у сотрудников есть ограниченные возможности, когда речь идет о сумме их командировочных расходов. Например, компания может принять решение о том, что максимальная сумма суточных составляет 50 долларов США, что означает, что любые расходы, превышающие лимит, не будут возмещены.
Новые технологии — Облако и мобильная связь — это основные технологии, используемые поставщиками программного обеспечения и сотрудниками. Облако может сократить расходы на ИТ и позволяет сотрудникам использовать систему с любого компьютера или устройства, подключенного к Интернету. Большинство поставщиков управления расходами также предоставляют собственные мобильные приложения для своих продуктов, чтобы повысить удобство работы пользователей. Облако также упрощает интеграцию с другими программными решениями, такими как ERP, учет или управление командировками.
Искусственный интеллект — Искусственный интеллект (ИИ) все еще находится на ранних стадиях, но это может обеспечить существенные выгоды для управления расходами. Основное преимущество заключается в том, что ИИ может анализировать большие объемы данных из тысяч или десятков тысяч расходов и более точно выявлять ошибки и тенденции, чем традиционное программное обеспечение.
потенциальные проблемы с расходами Программное обеспечение для управления
Интеграция — Интеграция с управлением командировками и учетом важна для передачи данных между системами. Информация о бронировании командировок должна соответствовать фактическим расходам, которые затем объединяются и присваиваются различным учетным центрам в бухгалтерском учете. Если данные не являются точными и непротиворечивыми во всех системах, компания или сотрудник могут потерять деньги.
Принесите свое собственное программное обеспечение — Принесите свое собственное программное обеспечение и приложения, это тенденция это заставляет сотрудников принимать решение использовать программное обеспечение, которое не авторизовано компанией. Хотя работодатели обычно предоставляют программное обеспечение для управления расходами, сотрудники могут использовать другие инструменты и приложения для бронирования поездок, управления квитанциями или для программ лояльности.
Конфиденциальность — Конфиденциальность является серьезной проблемой, поскольку сотрудники могут использовать свои собственные кредитные карты для платежей и предоставлять личную банковскую информацию для возмещения расходов. Кроме того, сотрудники могут совмещать командировки и личные поездки, что означает, что они могут использовать свою кредитную карту для обеих целей. Наконец, личная информация, необходимая для бронирования рейса или номера в отеле, может быть включена в отчеты о расходах. Работодатели должны убедиться, что только определенные сотрудники и менеджеры могут получить доступ к личным данным. Защита от внешних угроз также необходима.
Программное обеспечение и услуги, связанные с программным обеспечением для управления расходами
Программное обеспечение для управления поездками — . Программное обеспечение для управления поездками помогает сотрудникам находить лучшие варианты поездок, а также бронирование. Подтверждение бронирования и электронные счета или квитанции могут использоваться сотрудниками для представления отчетов о расходах. Также важно, чтобы командировочные расходы соответствовали резервированию, чтобы избежать неточных возмещений.
Бухгалтерия и ERP — Бухгалтерское программное обеспечение и системы ERP отслеживают и управляют расходами на поездки. Компании должны знать, сколько они тратят на поездки, что может быть неотъемлемой частью их общих затрат и повлиять на их прибыльность.
Отслеживание пробега — . Программа отслеживания пробега ориентирована на транспортировку расходы, понесенные с использованием личных транспортных средств. Сотрудники могут использовать свои автомобили для ежедневных поездок на работу или более длительных поездок. Поскольку компании возмещают сумму за милю, сотрудники должны отслеживать и представлять точный пробег.
Услуги по организации поездок — . Услуги по организации поездок выгодны для компаний, которые предпочитают не использовать программное обеспечение для управления поездками. Туристические агентства могут предоставлять услуги по бронированию командировок для компании и ее сотрудников. Это помогает компаниям экономить деньги, не вкладывая средства в программное обеспечение для управления поездками. Кроме того, туристические агентства имеют больший опыт работы на рынке и часто сотрудничают с туроператорами, авиакомпаниями или гостиничными сетями, что позволяет им снизить расходы на поездки.
Предприятия используют программное обеспечение для управления расходами для обработки, оплаты и аудита расходов, инициированных сотрудниками. Программное обеспечение позволяет сотрудникам вводить расходы на утверждение через браузер или мобильное приложение. Программное обеспечение для управления расходами упрощает и автоматизирует учет расходов предприятия, упрощает анализ, устраняет бумажные затраты и уменьшает административные усилия. Программное обеспечение для управления расходами позволяет администраторам полностью отслеживать и отслеживать использование финансовых ресурсов сотрудниками. Программное обеспечение для управления расходами анализирует общие расходы, определяет возможности экономии средств и контролирует чрезмерные расходы. Программное обеспечение для управления расходами обычно интегрировано с программным обеспечением для отслеживания времени , программное обеспечение для управления поездками , программное обеспечение для расчета заработной платы или бухгалтерское программное обеспечение и программное обеспечение для управления персоналом .
Чтобы претендовать на включение в категорию «Управление расходами», продукт должен:
Разрешить ввод данных
Иметь автоматизированную систему для отслеживания и контроля. и сообщать о расходах
Интегрировать с существующими учетными и административными системами
Проверять расходы перед отправкой
«»»
техническая поддержка развертывания системы
Готовые решения
для управления расходами под бухгалтерские программы
Серверное обеспечение
для управления расходами под бухгалтерские программы
Серверные платформы для
безопасности данных
фирмы
рассчитать
Серверы для
безопасности данных
небольшой организации
конфигуратор
Ит системы
для управления расходами под бухгалтерские программы
Ит системы
какие
сконфигурировать
Серверные мощности для
оптимизации ит
зао
стоимость
Серверное оборудование для
бухгалтерского учета
организации
подобрать
В зависимости от стоимости комплектации предусмотрены оптовые цены и скидки до 20%.
+7 495 9840690
Помощь
Скидки
Доставка 0р.